Hilfe zu 365Leads
Visitenkarten am Messestand erfassen, direkt in Ihr Microsoft-365-Team. Hier steht, wie es geht und was zu tun ist, wenn etwas hakt.
- Am MessestandScannen, einsprechen, eintragen
- Für AdminsEinrichtung und Verwaltung
- Lead-GuthabenTankanzeige, Reserve, Sperre
- DatenschutzWas wo gespeichert wird
- Wenn etwas nicht gehtKamera, Anmeldung, Verbindung
- KontaktSo erreichen Sie uns
Am Messestand
Anmelden
Öffnen Sie die Adresse Ihrer Firma, zum Beispiel ihrefirma.365leads.de, am besten auf dem Handy. Tippen Sie auf »Mit Microsoft anmelden« und melden Sie sich mit Ihrem gewohnten Firmenkonto an. Ein eigenes Passwort für 365Leads gibt es nicht.
Kanal wählen
Oben auf der Startseite steht »Karten eintragen in«. Wählen Sie dort den Kanal, in den die Kontakte gehören, zum Beispiel die Messe oder das Vertriebsteam. Die App merkt sich Ihre Wahl.
Karte scannen
- Tippen Sie auf Karte scannen.
- Sagen Sie Ihrem Gegenüber den Satz, der oben auf der Seite steht (warum).
- Tippen Sie auf Vorderseite fotografieren. Am Handy öffnet sich die Kamera. Steht etwas auf der Rückseite, fotografieren Sie sie auch.
- Tippen Sie auf Karte auslesen. Nach wenigen Sekunden sehen Sie die erkannten Angaben.
- Prüfen Sie die Felder. Gelb umrandet heißt: Hier war die Erkennung unsicher. Grün heißt: aus dem QR-Code der Karte übernommen, also fehlerfrei.
- Ergänzen Sie Anlass und eine kurze Notiz zum Gespräch und tippen Sie auf Speichern.
Erst beim Speichern wird etwas angelegt. Vorher können Sie jederzeit abbrechen.
Ohne Karte einsprechen
Hat Ihr Gegenüber keine Karte dabei, tippen Sie auf Ohne Karte erfassen (einsprechen). Sprechen Sie Name, Firma, Position, E-Mail-Adresse, Telefon, den Ort des Treffens und den Inhalt des Gesprächs ein. Buchstabieren Sie die E-Mail-Adresse, zum Beispiel »m wie Martha«. Danach prüfen Sie alles wie bei einer Karte. Gehörtes ist unsicherer als Gedrucktes, prüfen Sie Namen und E-Mail-Adresse deshalb besonders genau.
Bitte nur Sachliches einsprechen, keine Einschätzungen über die Person.
Von Hand eintragen
Ist es zum Sprechen zu laut, tippen Sie auf Von Hand eintragen. Es öffnet sich dasselbe Formular wie nach dem Scan, nur leer. Mindestens nötig sind der Name und eine Möglichkeit, die Person zu erreichen.
Der Satz zum Datenschutz
Wer Kontaktdaten speichert, muss die Person informieren. Dafür steht vor jedem Scan ein kurzer Satz auf dem Bildschirm, zum Beispiel: »Ich speichere Ihre Kontaktdaten für den Geschäftskontakt bei Ihrer Firma, die Details bekommen Sie gleich per Mail.« Sagen Sie ihn einfach. Steht eine E-Mail-Adresse auf der Karte, bekommt die Person danach automatisch eine sachliche Datenschutz-Information, ohne Werbung.
Kennen wir schon
Gibt es die Person schon im Kanal, zeigt die App »Kennen wir schon« mit dem vorhandenen Eintrag. Wählen Sie Vorhandenen Eintrag ergänzen: Leere Felder werden gefüllt, vorhandene bleiben stehen, Ihre Notiz wird mit Datum angehängt. Ergänzungen verbrauchen kein Lead-Guthaben.
Nach dem Speichern
Die Seite »Gespeichert« zeigt, was passiert ist: Eintrag in der Liste des Kanals, Fotos im Ordner des Teams, Datenschutz-Information verschickt, auf Wunsch eine Aufgabe im Planner. Für die Firma läuft im Hintergrund eine kurze Recherche, das Ergebnis steht kurz danach unter »Meine Leads«.
Unter Meine Leads finden Sie alle Kontakte, die Sie erfasst haben, mit Suche nach Name, Firma, E-Mail oder Anlass.
Lead-Guthaben
Abgerechnet wird nach erfassten Leads in Paketen. Jeder neue Eintrag verbraucht einen Lead. Ergänzungen an vorhandenen Einträgen sind frei. Das Lead-Guthaben sehen Sie als Tankanzeige auf der Startseite.
| Anzeige | Was es heißt | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Grün | Genug Guthaben. | Nichts. |
| Warnleuchte | Nur noch wenige Leads übrig. | Admin bitten, rechtzeitig ein Paket nachzukaufen. |
| Reserve | Guthaben aufgebraucht. Sie können noch einige Leads als Vorschuss erfassen, damit am Stand nichts verloren geht. | Paket nachkaufen. Der Vorschuss wird mit dem neuen Paket verrechnet. |
| Leer | Auch die Reserve ist verbraucht. Neue Kontakte lassen sich nicht anlegen. | Paket nachkaufen. Vorhandene Einträge können Sie weiter lesen und ergänzen. |
Die App sperrt nie, weil bei uns etwas gestört ist. Ist die Verbindung zu unserer Plattform kurz weg, erfassen Sie normal weiter. Die App meldet die Leads nach, sobald die Verbindung wieder steht.
Pakete gelten 24 Monate ab Kauf. Das älteste Paket wird zuerst verbraucht.
Für Admins
Zustimmung in Microsoft 365
Bevor sich jemand aus Ihrer Firma anmelden kann, stimmt ein Administrator Ihres Microsoft-365-Mandanten einmal für die ganze Organisation zu. Den Link dafür bekommen Sie von uns bei der Einrichtung. Melden Sie sich damit als Administrator an und bestätigen Sie die Berechtigungen.
365Leads nutzt nur delegierte Berechtigungen. Die App handelt also immer im Namen der angemeldeten Person und sieht nur, was diese Person ohnehin sehen darf. Sie liest Ihre Teams, legt in der gewählten Liste Einträge an, speichert die Kartenfotos im Ordner des Teams, verschickt die Datenschutz-Information aus dem Postfach der erfassenden Person und legt auf Wunsch Planner-Aufgaben an.
Wer verwalten darf
Kanäle, Info-Mail und Planner verwalten nur die Personen, die bei der Einrichtung als App-Admins eingetragen wurden. Alle anderen erfassen nur. Änderungen an der Liste der App-Admins nehmen wir für Sie vor.
Kanäle einrichten
Ein Kanal ist eine Liste in einem Team. Dort landen die Kontakte. Unter Kanäle verwalten → Neuen Kanal anlegen:
- Team auswählen. Sie sehen die Teams, in denen Sie Mitglied sind.
- Namen für die Auswahl in der App vergeben, zum Beispiel »Messe Stuttgart«.
- Neue Liste anlegen lassen (empfohlen) oder eine vorhandene Liste verwenden.
Wer Kontakte in einen Kanal erfassen soll, muss Mitglied im Team sein. Entfernen Sie einen Kanal in der App, bleiben Liste und Fotos im Team erhalten.
Info-Mail
Je Kanal ist die Datenschutz-Information an gescannte Personen eingeschaltet. Sie erfüllt die Informationspflicht nach Artikel 13 DSGVO. Ausschalten ist nur für Testläufe gedacht, deren Einträge Sie danach löschen.
Aufgaben im Planner
Auf Wunsch legt die App nach dem Speichern eine Nachfass-Aufgabe an. Unter Kanäle verwalten → Aufgaben-Ziel festlegen wählen Sie den Plan im Team, die Spalte und wem neue Aufgaben zugewiesen werden. Gibt es im Team noch keinen Plan, fügen Sie im Kanal in Teams eine Registerkarte »Aufgaben von Planner« hinzu.
Paket nachkaufen
Den aktuellen Stand sehen Sie unter Lead-Konto. Für ein neues Paket wenden Sie sich an uns (Kontakt). Nach der Gutschrift ist das Guthaben in der App spätestens nach fünf Minuten zu sehen.
Zugang entziehen
Verlässt jemand die Firma, deaktivieren Sie das Microsoft-Konto wie gewohnt. Damit endet auch der Zugang zu 365Leads. Soll 365Leads in Ihrer Organisation ganz enden, löschen Sie im Microsoft Entra Admin Center unter »Unternehmensanwendungen« die Anwendung »365Leads« und geben Sie uns Bescheid.
Datenschutz und Sicherheit
- Ihre Kontakte liegen bei Ihnen. Einträge und Kartenfotos speichert die App in der Liste und im Dokumentordner Ihres Teams in Microsoft 365. Bei uns liegt kein Kontaktbestand.
- Bei uns wird nur gezählt. Unsere Plattform kennt je Lead nur eine anonyme Kennung und den Zeitpunkt, keine Namen und keine Kontaktdaten.
- Karten lesen: Das Foto wird zum Auslesen an ein KI-Modell übertragen, das im Auftrag arbeitet und die Daten nicht zum Training verwendet. In unserer App wird das Foto dafür nur im Arbeitsspeicher gehalten.
- Einsprechen: Die Aufnahme wird auf unserem eigenen Server in Text umgewandelt und danach verworfen.
- Eigene Umgebung je Firma: Jede Firma hat eine eigene, abgeschottete Instanz der App. Betrieben wird sie in einem Rechenzentrum in Deutschland.
- Vertrag: Wir arbeiten als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Die Datenschutz-Information für erfasste Kontakte finden Sie in Ihrer App unter ihrefirma.365leads.de/datenschutz. Sie nennt Ihre Firma als Verantwortliche.
Wenn etwas nicht geht
Die Kamera öffnet sich nicht
Erlauben Sie dem Browser den Zugriff auf die Kamera. Am iPhone: Einstellungen → Safari → Kamera → »Fragen« oder »Erlauben«. Bei Android: in den Website-Einstellungen des Browsers. Am Rechner öffnet derselbe Knopf die Dateiauswahl, dort wählen Sie ein vorhandenes Foto.
Die Anmeldung klappt nicht
»Administratorgenehmigung erforderlich«: Ihr Microsoft-Administrator hat noch nicht zugestimmt. Siehe Zustimmung in Microsoft 365.
Falsches Konto: Melden Sie sich ab und wählen Sie Ihr Firmenkonto. Im Zweifel ein privates Browserfenster öffnen.
Fehlercode mit »AADSTS«: Notieren Sie den Code und schreiben Sie uns.
Die Erkennung ist ungenau
Fotografieren Sie neu, mit mehr Licht und gerade von oben. Gelb umrandete Felder prüfen und korrigieren. Notfalls von Hand eintragen.
Keine Verbindung oder Fehlermeldung
Prüfen Sie das Netz am Stand, Messehallen haben oft schwaches WLAN. Unter Verbindung zu Microsoft 365 prüfen testet die App den Zugang zu Ihrem Team. Erscheint ein Hinweis mit 👉, steht dort der nächste Schritt.
Ich sehe »Kanäle verwalten« nicht
Das sehen nur App-Admins. Siehe Wer verwalten darf.
Ein Eintrag ist falsch oder doppelt
Korrigieren oder löschen Sie ihn direkt in der Liste im Team. Gelöschte Einträge werden nicht gutgeschrieben.
Kontakt
Fragen zur Einrichtung, zu Paketen oder bei Störungen: Wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei der AI.quantex GmbH oder schreiben Sie an hello@aiquantex.de.
Datenschutzfragen zu 365Leads selbst: datenschutz@aiquantex.de.